Préparer vos appels. Suivre votre service.

1. Accéder à mon espace

1. Ouvrez l’espace restaurateur. Connectez-vous ou choisissez « Créer un compte restaurateur », puis confirmez votre adresse avec le lien reçu par e-mail.
2. Si vous avez reçu une invitation, ouvrez son lien et utilisez l’adresse qui a été invitée. Acceptez l’invitation pour rejoindre la bonne entreprise.
3. Si vous démarrez votre propre espace, renseignez les noms de votre entreprise et de votre premier restaurant.

La création du compte n’active pas la ligne téléphonique. La mise en service se prépare ensuite avec AlloTable.

Sur téléphone, faites défiler horizontalement le menu de l’espace client pour retrouver toutes les rubriques. Si votre restaurant n’apparaît pas, vérifiez le compte utilisé et contactez le propriétaire de votre entreprise.

2. Préparer le restaurant

Propriétaires et administrateurs du restaurant

3. Gérer les réservations

Dans Réservations, choisissez la date et la vue « Jour » ou « 7 jours ». Filtrez par restaurant, nom, téléphone ou statut pour retrouver une réservation.

• Ajouter : ouvrez « Nouvelle réservation », renseignez le client et le créneau, puis attendez la confirmation. La disponibilité est vérifiée avant l’enregistrement.
• Modifier : ouvrez « Modifier, ajouter une note ou annuler » sur une réservation confirmée. Vérifiez le nouvel horaire et les couverts après l’enregistrement.
• Annuler : choisissez « Annuler la réservation », puis confirmez. La réservation reste consultable avec le statut « Annulée ».
• Suivre le service : utilisez les statuts « Arrivé » et « Absent » pour les réservations concernées. Les notes restent accessibles pour l’équipe.

4. Traiter les messages

Dans Appels et messages, ouvrez l’appel concerné pour consulter son résultat et le message laissé. Le raccourci « Messages à traiter » vous aide à retrouver les demandes en attente.

Choisissez « À traiter », « À rappeler » ou « Traité », puis cliquez sur « Enregistrer le suivi ». Passer à « À rappeler » ne déclenche pas d’appel : votre équipe organise elle-même le rappel.

Dans Notifications, choisissez vos alertes pour les nouveaux messages et consultez l’historique des envois. Un e-mail accepté par le service d’envoi peut encore être filtré ou rejeté : vérifiez aussi les courriers indésirables et les messages dans votre espace.

5. Organiser les accès

Chaque personne utilise son propre compte. Le propriétaire invite les membres dans Mon équipe, choisit leur rôle et peut ensuite modifier ou retirer leur accès.

Équipe du restaurant

Gère les réservations et les messages, consulte les appels et les statistiques, choisit ses notifications.

Administrateur du restaurant

Dispose de ces fonctions et peut aussi gérer les paramètres, les informations de l’assistant et suivre la mise en service.

Propriétaire

Dispose de ces fonctions, gère les accès de l’équipe et accède à la rubrique « Abonnement ».

Le rôle d’administrateur du restaurant ne donne pas accès à l’administration générale d’AlloTable. Les rubriques visibles dépendent de votre rôle.

6. Valider la mise en service

Le propriétaire ou l’administrateur du restaurant suit les étapes dans Mise en service. Contactez AlloTable pour préparer le numéro et un créneau d’essai avant de confier vos appels au service.

1. Complétez les horaires, la capacité et les informations de l’assistant.
2. Vérifiez avec AlloTable le numéro attribué et les limites de l’essai. Un contrôle affiché en vert ne remplace pas un appel réel.
3. Effectuez ensemble un appel : écoutez l’accueil, parlez à l’assistant et allez jusqu’au résultat attendu. Pour une réservation de test, vérifiez le nom, la date, l’heure, les couverts et le statut dans l’agenda.
4. Faites confirmer cet essai par AlloTable, puis annulez la réservation de test si elle ne doit pas occuper de places.

La capacité d’appels simultanés et les limites d’utilisation sont définies et vérifiées avant l’essai. Le pilote ne propose pas de file d’attente ni de transfert direct vers votre équipe. Les SMS nécessitent une activation distincte. Une disponibilité permanente n’est pas garantie pendant le pilote.

7. Signaler un problème

Si un appel coupe, si l’assistant ne réagit pas ou si le résultat attendu manque, consultez d’abord « Appels et messages » et l’agenda à la bonne date. Ne recréez pas la réservation avant d’avoir vérifié qu’elle n’a pas déjà été enregistrée.

Écrivez à contact@allotable.fr en indiquant le restaurant, la date et l’heure de l’incident, ce que vous attendiez et ce qui s’est produit. Vous pouvez joindre le lien de l’appel dans votre espace. N’envoyez pas de mot de passe.

Pendant la vérification, assurez avec votre équipe le suivi des demandes concernées. Convenez d’un nouvel essai avec AlloTable avant de multiplier les appels de test.